AnReVia.app — Dokumentation

Selbst gehostete Rechnungsverwaltung mit CRM, Zeiterfassung, Berichten und mehr. Alle Daten bleiben auf deinem Server.

Module auf einen Blick

Dashboard

Der Einstiegspunkt in die App — gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und aktuellen Aktivitäten.

Statuskarten

Die obere Reihe zeigt auf einen Blick:

• Offene Rechnungen — Anzahl und Gesamtbetrag unbezahlter Rechnungen
• Monatsumsatz — Bezahlte Rechnungen im aktuellen Monat
• Aktive Leads — CRM-Leads die noch nicht gewonnen/verloren sind
• Focus-Stunden — Erfasste Arbeitszeit heute

Schnellzugriff

Über die Schnellzugriff-Tiles gelangst du direkt zu den häufigsten Aktionen: neues Angebot, neue Rechnung, neuer Lead, Zeiterfassung starten.

Neueste Aktivitäten

Eine chronologische Liste der letzten Ereignisse — erstellte Dokumente, Statusänderungen und CRM-Aktivitäten.

Focus-Mode

Integrierte Zeiterfassung mit Start/Stop-Timer. Zeiten werden kategorisiert und fließen in die Zeitauswertung ein.

Zeiterfassung starten

Zeiteinträge

Alle gestoppten Sessions erscheinen als Zeiteinträge unterhalb des Timers. Du kannst auch manuell Einträge hinzufügen — nützlich wenn du vergessen hast, den Timer zu starten.

Jeder Eintrag zeigt: Datum, Beschreibung, Kategorie, Dauer und kann nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.

Tages- und Wochenansicht

Die Einträge sind nach Tag gruppiert. Die Gesamtzeit pro Tag wird automatisch summiert. Für eine detaillierte Auswertung nach Monat oder Kategorie → Zeitauswertung.

Vorlagen

Wiederverwendbare Angebotsvorlagen sparen Zeit bei gleichartigen Aufträgen. Eine Vorlage definiert Positionen, Texte und Konditionen — beim Anlegen eines Angebots einfach Vorlage laden.

Vorlage anlegen

Unter Vorlagen in der Sidebar → „Neue Vorlage". Du kannst:

• Einen Vorlagen-Titel vergeben (z.B. „Webseite Basic", „SEO-Paket M")
• Beliebig viele Positionen hinzufügen (Dienstleistungen, Produkte, Freitext)
• Einführungstext und Schlusstext der Vorlage festlegen
• Zahlungsbedingungen und Gültigkeitstage vorbelegen

Vorlage in Angebot übernehmen

Beim Erstellen eines neuen Angebots erscheint oben ein Dropdown „Vorlage laden". Nach der Auswahl werden alle Positionen und Texte der Vorlage übernommen — du kannst sie anschließend noch anpassen.

Angebote erstellen

Angebote mit strukturierten Positionen, PDF-Export und direktem E-Mail-Versand. Der Status-Workflow führt vom Entwurf bis zur Umwandlung in eine Rechnung.

Status-Workflow

Neues Angebot erstellen

Zur Rechnung konvertieren

Sobald ein Angebot auf Angenommen steht, erscheint der Button „Zur Rechnung konvertieren". Alle Positionen werden 1:1 übernommen — du kannst noch anpassen, dann wird die Rechnung gespeichert.

Rechnungen erstellen

Rechnungen können aus einem Angebot übernommen oder direkt neu erstellt werden. Rechnungsnummer, Fälligkeit und Zahlungsstatus werden verwaltet.

Status-Workflow

Als bezahlt markieren

In der Rechnungsdetailansicht → Button „Als bezahlt markieren". Optional kann ein Zahlungsdatum eingetragen werden. Bezahlte Rechnungen fließen in die Umsatzauswertung ein.

Zahlungserinnerung

Bei überfälligen Rechnungen kann direkt aus der Detailansicht eine Zahlungserinnerung per E-Mail versendet werden. Der Status bleibt auf Überfällig bis die Zahlung manuell bestätigt wird.

Kundenmanagement

Kundenstamm mit vollständigen Kontaktdaten, Rechnungshistorie und automatischer Kundennummerierung.

Kunden anlegen

Jeder Kunde erhält folgende Stammdaten:

• Kundennummer — Automatisch vergeben im Format KD-XXXX (konfigurierbar)
• Firma / Name — Firmenname und Ansprechpartner
• Kontakt — E-Mail, Telefon, Webseite
• Adresse — Straße, PLZ, Ort, Land
• USt-ID — Für B2B-Rechnungen relevant

Kundendetail

Die Detailseite eines Kunden zeigt alle zugehörigen Angebote und Rechnungen auf einen Blick — mit Summen, Status und direktem Link zum Dokument.

Objektverwaltung Coming soon

In einer kommenden Version wird es möglich sein, pro Kunde mehrere Objekte (Standorte, Liegenschaften, Projekte) zu verwalten. Angebote und Rechnungen können dann einem bestimmten Objekt zugeordnet werden.

Katalog

Zentrale Verwaltung aller Leistungen und Produkte die du anbietest. Aus dem Katalog heraus fügst du Positionen in Angebote und Rechnungen ein.

Dienstleistungen

Dienstleistungen sind wiederkehrende Leistungen die du fakturierst — z.B. „Webdesign", „SEO-Beratung", „Support". Jede Dienstleistung hat:

• Name & Beschreibung — Erscheint auf dem Angebot/Rechnung
• Preis — Stunden- oder Pauschalpreis
• Einheit — Stunde, Stück, Pauschal, etc.
• Steuersatz — Standard, ermäßigt oder steuerfrei
• Kategorie — Für die Zeitauswertung im Focus-Mode

Produkte

Physische Waren mit optionaler Lagerverwaltung. Zusätzlich zu den Dienstleistungsfeldern:

• Lagermenge — Aktueller Bestand, wird beim Verkauf reduziert
• Mindestbestand — Warnung wenn Bestand darunter fällt
• EAN/SKU — Interne Artikelnummer oder Barcode

Hosting & Domains

Subscription-basierte Leistungen wie Webhosting-Pakete oder Domain-Verwaltung. Du kannst TLD-Preise (.at, .com, etc.) und Registrare/Provider separat verwalten und beim Anlegen von Hosting-Produkten referenzieren.

Kategorien

Kategorien gruppieren Produkte und Dienstleistungen. Sie erscheinen als Filter in der Katalogübersicht und helfen bei der Auswertung.

Bundles / Assembling

Bundles sind Zusammenstellungen aus mehreren Katalog-Positionen die als ein einziges Angebot-Item erscheinen. Beispiel: „Webseite Starter" enthält Design, Entwicklung und Hosting als Unterpositionen — auf dem Angebot erscheint nur der Bundle-Name mit dem Gesamtpreis.

Berichte

Drei Auswertungen für Umsatz und Zeiterfassung — Jahresübersicht, monatliche Detailansicht und Zeitauswertung aus dem Focus-Mode.

Jahresauswertung

Übersicht über das gesamte Geschäftsjahr:

• Monatlicher Umsatz als Balkendiagramm
• Gegenüberstellung bezahlt vs. offen vs. überfällig
• Jahresvergleich (aktuell vs. Vorjahr)
• Top-Kunden nach Umsatz
• Gesamtsummen: Umsatz, Ausgaben (Fixkosten), Ergebnis

Monatsauswertung

Detaillierte Ansicht für einen ausgewählten Monat:

• Tagesgenaue Aufschlüsselung der Einnahmen
• Alle Rechnungen des Monats mit Status
• Aufgliederung nach Kategorie/Leistungstyp
• Vergleich zum Vormonat

Zeitauswertung

Basierend auf den Daten aus dem Focus-Mode:

• Erfasste Stunden pro Monat
• Aufschlüsselung nach Dienstleistungs-Kategorie
• Durchschnittliche tägliche Arbeitszeit
• Stundenentwicklung im Jahresverlauf

Fixkosten & Ausgaben

Erfasse wiederkehrende Betriebskosten und einmalige Ausgaben. Die Übersicht hilft dir, deine tatsächliche Kostenbelastung im Blick zu behalten.

Wiederkehrende Fixkosten

Fixkosten sind regelmäßige Ausgaben mit fester Periode:

• Monatlich — z.B. Software-Abos, Miete, Buchhaltung
• Vierteljährlich — z.B. Steuervorauszahlungen
• Jährlich — z.B. Versicherungen, Domains

Jeder Eintrag hat: Bezeichnung, Betrag, Kategorie, Zahlungsart und optionales Notizfeld. In der Übersicht wird der monatliche Äquivalentwert berechnet — so siehst du deine echte monatliche Kostenlast.

Einmalige / unregelmäßige Ausgaben

Nicht periodische Ausgaben die trotzdem erfasst werden sollen — z.B. eine Hardware-Anschaffung, eine Fortbildung oder eine Sonderausgabe. Diese fließen in die Jahresauswertung als Gesamtkosten ein, werden aber nicht als monatliche Fixkostenlast berechnet.

Kalkulation

Die Fixkosten-Übersichtsseite zeigt:

• Gesamte monatliche Fixkostenlast (Summe aller periodischen Kosten)
• Aufgliederung nach Kategorie (Anteil in % und €)
• Gegenüberstellung: Fixkosten vs. durchschnittlicher Monatsumsatz

Anhänge

PDF-Dateien die an Angebote und Rechnungen angehängt werden — manuell oder automatisch. Ideal für AGBs, Bankdaten oder Produktblätter.

Anhang hochladen

Unter Anhänge in der Sidebar kannst du beliebige PDFs hochladen. Jeder Anhang erhält einen Namen und eine optionale Beschreibung.

Manuell anheften

In der Detailansicht eines Angebots oder einer Rechnung kannst du beliebig viele hochgeladene Anhänge auswählen. Beim PDF-Export oder E-Mail-Versand werden diese automatisch mitgesendet.

Auto-Anhang

Markiere einen Anhang als „Standard-Anhang" — er wird dann automatisch jedem neuen Angebot oder jeder neuen Rechnung beigefügt, ohne manuelles Auswählen.

App-Einstellungen

Zentrale Konfiguration der Anwendung — Unternehmensdaten, Nummerierung, E-Mail-Versand und Modul-Steuerung.

Mein Unternehmen

Grunddaten die auf allen Angeboten und Rechnungen erscheinen:

• Firmenname, Adresse, PLZ, Ort, Land
• Telefon, E-Mail, Webseite
• USt-ID und Steuernummer
• Firmenlogo (wird auf PDFs gedruckt)
• Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname)

Nummerierung

Definiere das Format für Rechnungs- und Angebotsnummern:

RE-{YYYY}-{NNNN}   →  RE-2025-0042
AN-{YY}-{NNN}      →  AN-25-007

Der Startwert und die Schrittweite sind ebenfalls konfigurierbar. Änderungen gelten nur für neue Dokumente.

E-Mail-Konfiguration (SMTP)

Für den E-Mail-Versand direkt aus der App (Angebote, Rechnungen, CRM) musst du einen SMTP-Server konfigurieren:

• SMTP-Host, Port, Verschlüsselung (TLS/SSL)
• Benutzername und Passwort
• Absender-Name und Absender-Adresse

Module

Nicht benötigte Module können deaktiviert werden — sie verschwinden dann aus der Sidebar und ihren Einstellungen:

Demo-Banner

Aktiviere einen farbigen Banner auf der Login-Seite, um Demo-Installationen als solche zu kennzeichnen. Text ist frei konfigurierbar.

CRM-Modul

Lead-Verwaltung von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Konvertierung zum Kunden. Mit Recherche-Checkliste, E-Mail-Outreach und automatischen Follow-up Regeln.

Lead-Phasen & Status

Lead anlegen

Über CRM → Neuer Lead. Das Formular ist in drei Abschnitte gegliedert:

• Kontaktdaten — Firmenname, Vor-/Nachname, E-Mail, Telefon, Webseite
• Klassifizierung — Status, Kategorie, Lead-Quelle, Anrede-Stil, Potentieller Wert
• Recherche-Checkliste — Direkt beim Anlegen abhaken was bereits recherchiert wurde

Lead-Detailseite

Die Detailseite fasst alle Informationen zusammen:

• Aktivitäten — Chronologisches Protokoll: E-Mails, Statusänderungen, manuelle Notizen, Anrufe, Meetings
• Aufgaben (Tasks) — Interne Wiedervorlage mit Fälligkeitsdatum. Automatische Tasks via Follow-up Regeln.
• Recherche-Checkliste — Fortschrittsanzeige und Checkliste. Speichere den Stand für die Mail-Generierung.

Direkte Aktionen: E-Mail senden, Lead bearbeiten, Zu Kunde konvertieren, Als verloren markieren.

Recherche-Checkliste

Systematische Vorbereitung vor dem Erstkontakt. Recherche-Items werden in den CRM-Einstellungen definiert und via Slug-System gefiltert:

Jedem Item kann ein Textbaustein zugewiesen werden. Abgehakte Items mit Baustein fließen in die automatische Mail-Generierung ein (nach Priorität sortiert).

E-Mail senden

Drei Wege zur personalisierten Mail:

Nach dem Senden: Lead-Status → Kontaktiert, Aktivitätseintrag wird automatisch angelegt.

Variablen & Anreden

{{anrede}} wird pro Lead aus dem gewählten Anrede-Stil und den Lead-Daten zusammengesetzt. Stile werden unter CRM-Einstellungen → Allgemein definiert.

Lead → Kunde konvertieren

CRM-Einstellungen — Allgemein

Lead-Kategorien, Quellen und Anrede-Stile. Erreichbar unter CRM → CRM-Einstellungen → Tab „Allgemein".

Kategorien klassifizieren Leads (z.B. Website, SEO). Jede Kategorie hat Name, Farbe und Slug — der Slug steuert welche Recherche-Items bei diesem Lead-Typ erscheinen.

Quellen geben an woher der Lead kam (Kaltakquise, Empfehlung, Website-Anfrage).

Anreden definieren Stile für {{anrede}} mit Templates aus {{vorname}}, {{nachname}}, {{firmenname}}.

CRM-Einstellungen — Recherche

Tab „Recherche": Recherche-Items mit Slug, Priorität und Textbaustein-Zuweisung verwalten.

CRM-Einstellungen — E-Mail & Vorlagen

Textbausteine — wiederverwendbare Text-Blöcke: manuell per Klick einfügen oder einem Recherche-Item zuweisen für automatische Mail-Generierung.

E-Mail-Vorlagen — vollständige Vorlagen mit Betreff und Body. Können alle Variablen ({{anrede}}, {{vorname}} etc.) enthalten. Beim Laden wird sofort eine Variablen-Ersetzung mit den Lead-Daten durchgeführt.

CRM-Einstellungen — Automatisierung

Follow-up Regeln erstellen automatisch eine Aufgabe wenn ein Lead in einem bestimmten Status zu lange inaktiv war:

• Status — Für welchen Lead-Status gilt die Regel?
• Tage Inaktivität — Wie viele Tage ohne Aktivität?
• Aufgaben-Titel — Text der automatisch erstellten Aufgabe